Инструкция администратора рецепции

Создание продажи

  1. Открываем нужного клиента и нажимаем «Продажа» (1).

  1. Из правого списка выбираем номенклатуру (2), которую требуется продать клиенту и несколько раз нажимаем на нее.

  • Если это услуга, то программа попросит выбрать сотрудника, который будет проводить занятие. Выбираем сотрудника (3) из списка и нажимаем «Выбрать» (4).

  • Если это секция, то программа попросит выбрать сотрудника (предыдущий пункт) и следом выбрать секцию. Выставляем фильтр на все секции (5), обязательно указываем дату активации (6), выбираем группу (7) и нажимаем «Выбрать» (8).

  1. Сохраняем (9) или оплачиваем (10) продажу.

!!! ЕСЛИ ОПЛАЧИВАТЬ БОНУСАМИ, ТО КАЖДУЮ ПРОДАЖУ НУЖНО ОПЛАЧИВАТЬ ОТДЕЛЬНО !!!


Проведение возврата

  1. Открываем нужного клиента и нажимаем «Возврат» (1).

  1. Далее выбираем дату (2) и тип возврата (3).

  • Если клиент возвращает услугу, а администратор рецепции возвращает клиенту деньги, то выбираем «Возврат товаров и услуг». Кликаем на нужную продажу (4) и нажимаем «Далее» (5). Проставляем галочки (6) на ту номенклатуру, которую хотим вернуть и нажимаем «Выполнить» (7).

Появится форма возврата оплаты, выбираем тип денежных средств и проводим.

  • Если клиент НЕ возвращает услугу, а администратор рецепции возвращает клиенту деньги, то выбираем «Отмена ошибочной оплаты». Помечаем галочкой нужную оплату (8) и нажимаем «Выполнить» (9). По кассе пробьется возврат тем видом средств, которым проходила оплата.

  • Если клиенту нужно вернуть деньги с лицевого счета, то выбираем «Возврат с лицевого счета». Помечаем галочкой взнос, который нужно отменить (10) и нажимаем «Выполнить» (11). По кассе пробьется возврат тем видом средств, которым проходил взнос на ЛС.

Запись на занятие (персональное/солярий/спа)

  1. Открываем нужного клиента (1).

  1. Выбираем услугу и нажимаем «Использовать» (2).

  1. Выбираем дату (3), фильтр тренеров (4), фильтр времени (5).

  1. Указателем мыши выбираем время (6) и открывается форма создания записи (7), в которой проверяем заполненные поля и сохраняем.


Использование аренды

  1. Открываем нужного клиента.

  1. Выбираем аренду и нажимаем «Использовать» (1).

  1. Заполняем номер шкафчика (2), дату аренды (3) и сохраняем (4).


Работа с кассой

  1. Нажимаем «Касса» (1).

  1. В этом окне предоставлена информация о приходах/расходах (2), производится открытии/закрытие смены (3), а также можно снять отчет не закрывая смену (4).

  1. Перед закрытием смены и снятие Z-отчета администратор-кассир обязан снять Х-отчет по ККТ, краткий отчет с терминала эквайринга, отчет по продажам в 1С Фитнес.

  2. Итоговая сумма Х-отчета должна совпадать с итоговой суммой продаж в отчете по продажам из 1С Фитнес. Также должны совпадать итоговая сумма краткого отчета с терминала эквайринга с данными Х-отчета в графе «Безналичные» и данные по отчету по продажам из 1С Фитнес в графе «Платежная карта». Итоговая сумма Х-отчета в графе «Наличные» должна совпадать с итоговой суммой в отчете по продажам в 1С Фитнес в графе «Наличные».

  3. Администратор-кассир до закрытия смены обязан сверить фактическое наличие денежных средств в кассе с данными по Х-отчету в графе «Наличные».

  4. В случае расхождения данных между отчетами необходимо до закрытия смены исправить ошибки.

  5. В случае администратор-кассир самостоятельно не может исправить расхождения данных между отчетами, то ошибки необходимо исправить не позднее следующего дня, совместно с финансовым отделом по тел: 2045,2067,2066

  6. Если все итоги совпадают, то администратор-кассир закрывает смену Z-отчетом и сверкой итогов.

Отмена долга (или возврат услуги)

  1. Открываем нужного клиента и заходим в продажу (1).

  1. Нажимаем создать на основании «Возврат от покупателя» (2).

  1. Если номенклатура является членством или пакетом услуг, то нужно выбрать «Частичный возврат» или «Полный возврат» (3). Например, ошибочная продажа - «Полный возврат». Потом нажимаем «Сохранить» (4)

  1. Если номенклатура также является секцией, то будет запрос на отмену записей на занятия. Например, ошибочная продажа - «Да».

  1. Закрываем и заново открываем клиента и задолженности уже нет.

Кассовый сервер

  1. На одном из компьютеров с кассой на рецепции, при запуске 1С:Фитнес запускается «Кассовый сервер» (2) совместно с «Начальной страницей» (1) и работает в фоновом режиме, до тех пор, пока работает сама программа 1С:Фитнес. Важно, не закрывать окно «Кассовый сервер» (2).

  1. После того как Кассовый сервер запущен (3), то пробиваться по кассе будут автоматически пробиваться продажи, оплаченные с Лицевого счета, с Терминалов самообслуживания, с помощью СБП, автоматически оплачивается парковка бар и штрафы с лицевого счета. Проверить запуск можно в заголовке формы или по активности кнопок.

  1. Сотрудникам рецепции следует периодически просматривать вкладку «Кассовый сервер» (2) и обращать внимание на наличие ошибки. Так как возможны такие ситуации, что чек оплачен в 1С (4), но из-за ошибки не пробивается по кассе (5).

  1. Если возникла ошибка, что не заполнена контактная информация, то сотрудникам ОП нужно открыть карточку клиента и заполнить контактные данные.

  2. Потом кликаем на оплату с ошибкой и нажимаем «Повторить пробитие чека» (6).

  1. При возникновении другой ошибки, нужно обратится в отдел технической поддержки для предоставления дальнейшей информации по ее устранению.


Частые проблемы

В: Провели возврат, а долг остался.
О: При возврате выбрали неверный тип возврата. Нужно было провести «Возврат товаров и услуг», а провели «Отмена ошибочной оплаты». Для решения воспользоваться инструкцией «отмена долга».
В:Нет основания при использовании услуги.
О:Попытка записать клиента на дату и время, в которое клиент не может посещать клуб, либо выбрана неправильно услугу. Проверить может ли клиент посещать в эту дату и время клуб, а также проверить совпадает ли наименование услуги с той, что есть у клиента.
В:Ошибка «В данной транзакции уже происходили ошибки!» при списании услуги.
О:Не заполнено поле «Как клиент» в карточке сотрудника-исполнителя.
В:Ошибочно внесли на не правильный лицевой счет деньги или оплатили не ту номенклатуру, что требовалась.
О:Выполнить возврат.
В:Ошибочно продали неверную номенклатуру.
О:Выполнить отмену долга.
В:Закрылся пакет услуг и требуется восстановить.
О:Если закрылся по сроку, то согласовывать продление и активацию и направить запрос в техподдержку (вместе с согласованием).
В:Клиент пришел на секцию и не может попасть в клуб.
О:Клиент либо не записан на занятие, либо он ошибочно записан в другую группу, которая работает по другому расписанию.
В:Не проставляется скидка.
О:Либо клиент не попадает под условия маркетинговой акции, либо ему не проставили нужный тег.

Если у сотрудника подключён считыватель карт Smartec. И при прикладывании карты клиента в 1с появляется не карточка клиента, а окно «Закладки» «Список Клиентов» или другие. Проверьте включен ли на клавиатуре NumLock.

!!! Для корректной работы считывателя режим NumLock

должен быть ВКЛЮЧЕН !!!

С кем согласовывать операции в 1С (перед отправлением заявки в техподдержку)

Открытый период

Изменение/удаление «Продажи»

  • Не оплачена - требуется согласование с Управляющим клуба
  • Оплачена - требуется согласование с Территориальным управляющим

Изменение/удаление «Занятия» (в том числе и СПА)

  • Не оплачена – требуется согласование с Управляющим клуба
  • Оплачена - требуется согласование с Директором подразделения

Продление «Пакета услуг»

  • Продление и активация «Пакетов услуг» СПА — требуется согласование с Управляющим клуба
  • Продление и активация «Пакетов услуг» Фитнес — требуется согласование с Управляющим и Директором подразделения

Закрытый период

Все операции дополнительно согласовываются с Финансовым отделом по тел: 2045,2067, 2066.

* Закрытый период – это дата запрета изменения данных. Период закрывается после того, как проходит месяц с отсрочкой в 6 дней.

Например, после 6 марта уже нельзя будет редактировать апрельские документы.

Изменение/удаление «Возврата от покупателя»

Деньги не возвращены — Директор подразделения ОП

Деньги возвращены — Директор подразделения ОП и руководитель ПЭО

Изменение/удаление «Продажи»

Продажа не оплачена — Управляющий клуба

Продажа оплачена — руководитель ПЭО

Если в продаже есть номенклатура Членства, то также согласовывается с Директором подразделения ОП

Если в продаже есть использованная услуга в закрытом периоде, то смотреть следующий пункт ниже ↓↓↓

Изменение/удаление «Занятия»

Все занятия — Директор подразделения ВП, ГП, ТЗ и руководитель ПЭО

(Так как занятия влияют на начисление ЗП)

Если по занятию нет не каких начислений ЗП, в истории списаний Пакета Услуг занятие не как не отображается и не влияет на списания, то занятие можно удалить.

Продление «Пакета услуг»

Продление и активация «Пакетов услуг» СПА — Управляющий клуба

Продление и активация «Пакетов услуг» ВП, ГП, ТЗ, ДФ — Управляющий и Директор подразделения ВП, ГП, ТЗ, ДФ

Изменение даты активации

Изменение даты активации Пакетов услуг — Управляющий и Директор подразделения ВП, ГП, ТЗ, ДФ

Изменение даты активации Членств — Директор подразделения ОП и руководитель ПЭО

Все остальные изменения в закрытом периоде отсутствующие в списке

руководитель ПЭО

руководитель ПЭО — Юлия Мурзова

Директор подразделения ОП — Почуева Майя

  • homepage/reception/продажи_и_возвраты.txt
  • Последние изменения: 2025/04/02 16:40
  • — a.papakin